欢迎访问黄山市退役军人事务局网站!黄山市人民政府
您当前所在位置:信息公开 > 信息公开目录 > 部门文件
索 引  号: 11341000MB1914912E/201905-00068 信息分类: 部门文件 / 其他 / 其他 / 其他
发布机构: 黄山市退役军人事务局 发文日期:
生效日期: 废止日期:
信息格式: 其他 生命周期: 其他
名       称: 黄山市退役军人事务局档案管理系列规章制度
关 键  词: 发布文号:

黄山市退役军人事务局档案管理系列规章制度

发布机构:    黄山市退役军人事务局     发布日期:2019-05-31 14:08     信息来源: 市退役军人局     浏览次数:2728

【字体:

一、档案管理工作人员岗位责任制

1.忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训;努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。

2.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。

3.熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。  

4.切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。  

5.定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。  

6.保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“十防”工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。杜绝和防止档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等行为的发生。   

7.编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记。

8.积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。  

9.积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。  

10.做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。  

二、档案保管制度     

1.收进、移出档案和资料,必须认真清点,严格履行交接手续。  

2.保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。  

3.档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。  

4.随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。  

5.档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。

6.库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。  

7.必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者,按档案法规严肃处理。  

8.档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。   

三、档案查借阅制度      

1.本着方便工作、满足利用的原则,档案资料一般不予借出,须在档案室、阅文室内查阅。  

2.有关科室因工作需要须借阅档案,原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。  

3.外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信,经本局分管领导签字同意,有关科室派人陪同,方可查阅。  

4.借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。  

5.查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。  

6.借阅者归还档案时,应认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。

四、档案库房管理制度      

1.保持库房内清洁卫生,整齐美观,坚持不定期查库,并认真做好记载。  

2.注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁,不允许非库房管理人员进入库内。

3.定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。  

4.搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。  

5.遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。

五、档案立卷归档制度      

(一)归档范围  

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。 

(二)归档时间 

各项业务工作形成的文件材料,各科室应在工作完成后及时向档案室移交。 

财务会计档案,由财务人员按照归档要求整理装订成册,保管一年后移交给综合档案室。 

(三)归档要求 

1.归档的文件材料一般一式一份,有特殊要求的按要求制定份数。  

2.自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写,粘贴装订要符合档案技术保护要求。  

3.归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。  

4.归档的文件材料必须层次分明,符合形成规律。  

5.归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各业务科室在工作活动中真实内容的历史过程。  

(四)归档手续 

移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。

六、档案保密制度      

1.档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全的完整。  

2.保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。

3.档案库房设施应符合“十防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。  

4.不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。  

5.不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

6.不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。  

7.不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。  

8.不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。  

9.定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。  

10..不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。

七、档案管理突发事件应急预案

为有效预防、及时处理和解决档案管理工作中的突发事件,提高应对各种险情的应急救援能力,达到快速有效救援,减少损失,确保档案资源安全。根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》等法律法规规定,制定本预案。

(一)组织领导

为做好档案管理突发事件应急处置工作,经研究决定,成立档案管理突发事件应急工作小组,档案管理突发事件应急工作小组由局档案工作领导小组和档案管理网络成员组成,由局办公室承担小组协调职责。

档案管理突发事件应急小组的主要职责是:档案库房发生重大事故或灾害时,具体负责组织事故处理、灾情管理和协调工作,及时统计受灾影响范围和受灾程度,向局党组、上级行政主管部门和档案业务主管部门及时汇报。

(二)工作原则

1.档案优先的原则。档案是不可再生资源,当面临其他财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案的安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务,最大限度地减少其对档案安全的影响。

2.预防为主的原则。把灾害预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务,健全工作机制,强化安全管理,完善防范手段,建立安全预警机制,提高对重大事故和自然灾害的紧急处置能力。

3.安全保密的原则。在档案管理工作发生突发事件时,要从抢救、包封、运输、存储等各个环节确保档案安全,对涉密档案资料要绝对保密。

(三)处置程序

1.预案启动

⑴.发生重大档案管理突发事件,由应急小组提出启动本预案的建议,经局长办公会议讨论决定后实施。

⑵.请示启动本预案的主要内容包括:事件概况、启动建议、参与处置的科室或单位名单。

⑶.档案管理突发事件应急小组根据需要可设置:信息宣传、现场处置、综合协调、善后处置等专项工作组,承担相应职责,并指定工作人员(1-2人)参与工作组的工作。

2.处置程序

⑴.档案管理突发事件应急小组通知各相关科室参与应急处置,各相关部门或科室应确定专人负责处置工作,及时报告情况。

⑵.在档案管理突发事件应急小组的统一指挥下,各科室要加强协调、密切配合。

⑶.档案管理突发事件应急小组负责汇总有关档案管理突发事件信息后向局党组、上级行政主管部门和档案业务主管部门报告并通报相关情况。

⑷.由组长召集会议研究部署应急处置工作,相关会议事宜由档案管理突发事件应急领导小组负责承办。

⑸.应急处置过程中,档案管理突发事件应急领导小组办公室负责督促检查各项决策和应对措施的落实情况,确保取得实效。

⑹.档案管理突发事件处置完毕,由档案管理突发事件应急小组办公室提出终止应急状态的建议,经局党委批准后,终止应急响应并由档案管理突发事件应急小组办公室通知相关部门或科室。

(四)应急保障

1.资金保障

局财务按相关财政应急保障预案的规定,负责档案管理突发事件应急处置的资金保障工作。

2.物资保障

局办公室负责档案库房应具备必要的安全防护设施,配置灭火、去湿、消毒、除虫等必要的档案安全保护设备和耗材。突发事件发生后,要及时为救灾工作提供必要的应急物资,协调安排充足的应急场地,落实安全、治安、卫生管理等项措施。

3.人力保障

建立健全与公安、消防等专业救援队伍的联动机制,依托专业救灾人员,培养和训练自救队伍,并对其进行培训指导和专业支持。

(五)应急处置措施

1.及时报警,在第一时间上报档案管理突发事件应急领导小组办公室,同时通知专业抢险救援部门和相关人员。

2.组织救援遇险人员,转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源,标明危险区域,关闭和限制使用有关设备、设施,采取防止发生次生、衍生事件的必要措施。

3.对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断,启动相关应急处置预案。

4.对灾害事故造成的受损档案,立即组织力量进行抢救。特别是对受水淹档案,要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态,避免灾情进一步恶化。

(六)宣传、教育和培训

加强应急预案的宣传和贯彻落实工作,普及应急救援基本知识和技能,教育干部职工树立档案意识、危机意识和应变意识,加强档案突发事件处置工作研究、开展培训与模拟演练活动,提高突发事件的应对处置能力。

(七)责任和奖惩

档案管理工作纳入各科室和工作人员年度考核内容。突发事件发生后,参与处置工作的人员要各司其职、反应迅速、行动有序、处置得当。对在处置工作中表现突出的科室和工作人员,按有关规定给予表彰;对玩忽职守、不负责任、办事不力、扯皮推诿、造成严重后果的人员,依照相关规定给予行政处分直至依法追究法律责任。

(八)预案实施时间

本预案自2019年5月28日起实施。